PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

Penggunaan peralatan perkantoran merupakan aspek utama dan sebuah tuntunan yang tidak bisa ditawar- tawar lagi ketika seorang melangkahkan kaki untuk memperoleh suatu pekerjaan. Semua itu dibutuhkan suatu ketrampilan dan harus punya kemauan untuk meningkatkanp engetahuan dan ketrampilan dalam mengoperasikan peralatan canggih sebagai alat bantu kerja, agar mampu bersaing di dunia yang semakin canggih saat ini.

       Sejalan dengan berkembangnya teknologi informasi saat ini, baik berdampak positif maupun negatif, tentunya kita tidak mungkin bisa mengelaknya lagi. Perkembangan ilmu dan teknologi semakin pesat dan perlatan (mesin) kantor yang dipergunakan semakin canggih, melaju kearah efisiensi kerja. Maka kita harus mengantisipasinya secara tepat dan cepat agar diperoleh tenaga terampil yang optimal sesuai bidangnya masing-masing.
       Teknologi perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti ilmu tentang keterampilan dan “kantor” (perkantoran) yang berarti sebagai tempat berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor (Office Work) berdasarkan artikulasi, administrasi itu meliputi kegiatan; catat mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat tekhnis ketatausahaan (clerical work), (dalam Drs. Soewarno Handayanigrat, 1990: 2).
     Teknologi juga merupakan penerapan keilmuwan yang mempelajari dan mengembangkan kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang. Teknolgi merupakan aplikasi ilmu dan keahlian untuk mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas dan memperbaharui kondisi manusia atau paling tidak memperbaiki mausia pada beberapa aspek.
        Teknologi merupakan suatu proses atau produk yang dihasilkan dari penerapan dan pemanfaatan berbagai disiplin ilmu pengetahuan yang menghasilkan nilai bagi pemenuhan kebutuhan, kelangsungan, dan peningkatan mutu kehidupan manusia. Sedangkan teknologi perkantoran merupakan keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyaman dalam suatu kegiatan perkantoran.

       Di era globalisasi saat ini, teknologi dalam dunia perkantoran berkembang sangat pesat, sehingga memberikan pengaruh yang positif bagi ketenagakerjaan, prosedur kerja, dan hasil kerja dalam dunia perkantoran itu sendiri. Disamping itu, juga memberikan dampak negatif yang sangat dirasakan oleh sebagian besar masyarakat.

            Berikut adalah manfaat-manfaat yang diperoleh dengan adanya perkembangan teknologi:

1.      Manfaat terhadap ketenagakerjaan, yaitu :

a. Peningkatan mutu tenaga kerja

b. Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja

c. Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja

d. Meringankan tenaga dan pikiran pegawai

2.      Manfaat terhadap prosedur kerja, yaitu :

a.  Mempercepat penyelesaian pekerjaan

b. Menyederhanakan prosedur kerja atau memperpendek mata rantai penyelesaian pekerjaan

c. Memperlancar pekerjaan

d. Mempermudah penyelesaian pekerjaan

3.      Manfaat terhadap hasil kerja, yaitu :

a. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor

b. Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan

c. Memenuhi standar mutu tertentu
d.Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran, dan jenis hasil pekerjaan kantor

     

         Di samping memberikan dampak positif, dengan adanya perkembangan teknologi perkantoran juga  memberikan dampak negatif yang  umumnya sangat dirasakan terutama yang menyangkut ketenagakerjaan dan penambahan biaya. Dampaknya adalah sebagai berikut :

1. Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan berakibat menambah pengangguran

2. Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat ketrampilan tertentu.

3. Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan.

4. Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.

5. Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.

•         Macam- Macam Mesin Kantor

Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga pengggerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin.

1.       Tenaga Penggerak

Menurut  tenaga penggeraknya, mesin kantor dibagi menjadi dua, yaitu :

a)      Mesin Manual, merupakan mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.

b)      Mesin Listrik, merupakan mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.

2.       Cara Kerja Komponen

Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi dua,  yaitu : 

a)      Mesin Mekanik 

Merupakan mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yang digerakkan dengan tenaga listrik.

b)      Mesin Elektronik

Merupakan mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan  menggunakan tenaga listrik.

3. Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi 8 yaitu:

1)      Mesin penghimpun data atau informasi

- Stapler (hecht machine)

- Mesin penjilid (binding machine)

2)      Mesin pemisah

- Asahan pensil (pencil sharpener)

- Mesin pembuka surat (letter opener)

- Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)

- Mesin pelubang kertas / kartu (punch card machine)

- Mesin penghancur dokumen (shredder)

3)      Mesin pengolah data

- Mesin jumlah (adding machine)

- Mesin hitung (calculating machine)

- Komputer

4)      Mesin pencatat data atau informasi

- Mesin dikte (dictating machine)

- Mesin tik (typewriter)

- Mesin pencetak perangko (franking machine)

- Stampel (time dan date stamps)

- Microfilm

- Pencatat uang kas (cash register)

- Mesin penomor (numbering machine)

5)      Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi)

- Telepon dan interphone

- Telex

- Faksimile

- Modem

- Radio paging

- Teleprinter

- Telefoto

- Telecopier

- Handy talky (HT)

6)      Mesin pengganda

- Mesin fotokopi

- Mesin stensil (stencil duplicator)

- Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)

- Mesin offset

- Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)

7)      Mengaman dan Pengaman

- Pengaman data (data safes)

- Air conditioner (AC)

- Kipas angin (fan)

- Tirai udara (air curtain)

8)      Mesin Pengontrol

- Close circuit television (CCTV)

- Mesin presensi

Referensi :

• Edwar, Muhammad. 2010. Teknologi Perkantoran. Surabaya: University Press

•         . 2008. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen, [online], (https://ilmuadministrasi.wordpress.com/2008/12/, diakses pada tanggal 15 Maret 2015)