OTOMATISASI PERKANTORAN

1. PENGERTIAN OTOMATISASI PERKANTORAN

            Asal mula otomatisasi kantor di awal tahun 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

            Otomatisasi kantor (Office Automation) atau OA merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang baik yang berada di dalam maupundi luar perusahaan sehingga dapat meningkatkan produktivitas. Otomatisasi kantor juga merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.

            Keterangan gambar :

1)      Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan ( SIA mengumpulkan datanya ). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.

2)      Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti pengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer.

3)      Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.

4)      Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.

            Tujuan otomatisasi kantor adalah sebagai berikut :

a)      Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat kerja.

b)      Meningkatkan produksi.

c)      Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.

2. KATEGORI PEMAKAI ADMINISTRASI PERKANTORAN

            Otomatisasi Kantor (Office Automation) digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu :

a)      Manajer

adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama yang berkaitan dengan sumber daya manusia.

b)      Profesional

adalah orang yang menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.

-          Misalnya : Pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus.

-          Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

c)      Sekertaris

adalah orang yang ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

d)     Pegawai Administrasi

adalah orang-orang melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dan lain-lain.

3. KONSEP-KONSEP OTOMATISASI

a)      Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur yang selalu mengarah ke otomatisasi.

b)      OA berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu (IOAS – Integrated Office Automation System).

c)      OA memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

d)     OA sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

4. MANFAAT OTOMATISASI

            Otomatisasi kantor terkait dengan berbagai komponen dalam menangani informasi mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran:

1)      Pendapatan yang lebih inggi versus penghindaran biaya

2)      Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat

3)      Memerlukan sedikit tempat menyimpan data

4)      Pemecahan masalah kelompok atau tim

5)      Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar

6)      Cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok

7)      Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal

8)      Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

9)      Pelengkap bukan pengganti.

10)  Otomatisasi kantor melengkapi komunikasi tradisional

5. TEORI TELEKOMUNIKASI

           

           Sejak ditemukan telepone oleh Antonio Meucci, telekomunikasi telah berkembang pesat, bahkan bisa jadi tercepat di antara sistem lain. Terutama setelah ditemukan transistor, Integrated Circuit (IC), sistem prosesor, dan sistem penyimpanan. Telekomunikasi merupakan teknik pengiriman atau penyampaian informasi, dari suatu tempat ke tempat lain. Dalam kaitannya dengan 'telekomunikasi' bentuk komunikasi jarak jauh dapat dibedakan atas tiga macam:

1)      Komunikasi Satu Arah (Simplex)

Dalam komunikasi satu arah (Simplex) pengirim dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama.

-          Contoh : Pager,televisi, dan radio.

2)      Komunikasi Dua Arah (Duplex)

Dalam komunikasi dua arah (Duplex) pengirim dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama.

-          Contoh : Telepon dan VOIP.

3)      Komunikasi Semi Dua Arah (Half Duplex)

Dalam komunikasi semi dua arah (Half Duplex)pengirim dan penerima informsi berkomunikasi secara bergantian namun tetap berkesinambungan.

-          Contoh :Handy Talkie, faximile, dan Chat Room

            Komponen dasar sebagai pendukung telekomunikasi adalah sebagai berikut :

1)      Informasi

Merupakan data yang dikirim atau diterima seperti suara, gambar, file, tulisan

2)      Pengirim

Mengubah informasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim

3)      Media Transmisi

Alat yang berfungsi mengirimkan dari pengirim kepada penerima. Karena dalam jarak jauh, maka sinyal pengirim diubah lagi (dimodulasi) dengan gelombang radio, kemudian diubah menjadi gelombang elektromagnetik dan dipancarkan dengan alat bernama antena, agar dapat terkirim jarak jauh.

4)      Penerima

Penerima sinyal elektromagnetik kemudian digubah menjadi sinyal listrik, sinyal diubah kedalam informasi asli sesuai dari pengirim, selanjutnya diproses hingga bisa dipahami oleh manusia sesuai dengan yang dikirimkan.

            Dalam mengubah informasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim, ada dua cara pengiriman yang dipakai.

-          Pertama adalah sinyal analog

yaitu mengubah bentuk informasi ke sinyal analog dimana sinyal berbentuk gelombang listrik yang kontinue (terus menerus) kemudian dikirim oleh media transmisi.

-          Kedua adalah sinyal digital

yaitu dimana setelah informasi diubah menjadi sinyal analog kemudian diubah lagi menjadi sinyal yang terputus-putus (discrete). Sinyal yang terputus-putus dikodekan dalam sinyal digital yaitu sinyal "0" dan "1".

            Dalam pengiriman sinyal melalui media transmisi, sinyal analog mudah terkena gangguan terutama gangguan induksi dan cuaca, sehingga di sisi penerima sinyal tersebut terdegradasi. Sementara untuk sinyal digital tahan terhadap gangguan induksi dan cuaca, selama gangguan tidak melebih batasan yang diterima, sinyal masih diterima dalam kualitas yang sama dengan pengiriman.

6. PERSONAL COMPUTER ( PC )

           

  Istilah komputer pribadi pertama kali digunakan di majalah New Scientist pada tahun 1964 dalam artikel berseri yang berjudul "The World in 1984" (Dunia pada Tahun 1984). Dalam "The Banishment of Paper Work" (Hilangnya Pekerjaan Tulis-Menulis), Arthur L. Samuel dari Pusat Penelitian Watson (Watson Research Center) nya IBM menulis, "Meskipun mungkin saja kita dapat memperoleh pendidikan di rumah melalui PC orang tersebut sendiri, sifat asli manusia tetap tak akan berubah."

            Generasi pertama mikro komputer mulai bermunculan pada tahun 70-an. Namun begitu, ia tidak berkemampuan tinggi, dan kurang cakap dibandingkan dengan komputer bisnis (Business Computer) pada waktu itu, sehingga hanya digunakan oleh peminat komputer, atau hanya untuk permainan elektronik serta penggunaan bulletin board system. Seperti pada komputer modern di era chip silikon PC menggunakan mikrokomputer sebagai Unit Pemroses Pusat . Mikroprosesor yang pertama dipakai pada PC IBM adalah Intel4004 yang dikeluarkan pada 15 November 1971.

            Mikrokomputer menjadi alat perniagaan ketika program spreadsheet VisiCalc diluncurkan untuk mesin Apple II, dan kemudian untuk kelompok 8-bit Atari, Commodore PET, dan PC IBM yang menjadi program aplikasi terpopuler. Pada sekitar tahun 1980an, harga komputer pribadi yang rendah menjadi sebab utama kepopularannya untuk kegunaan di rumah serta bisnis. Pada tahun 1982, majalah Time memberikan "Komputer Pribadi" gelar "Man of the Year".

            Personal Computer merupakan seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja atau pribadi. Biasanya komputer ini adanya dilingkungan rumah, kantor, toko, dan dimana saja karena harga PC sudah relatif terjangkau dan banyak macamnya. Fungsi utama dari personal computer adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data atau informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna).

            Dalam pengolahan data yang dimulai dari memasukkan data (input) sampai akhirnya menghasilkan informasi, komputer memerlukan suatu sistem dari kesatuan elemen yang tidak bisa terpisahkan.

1)      Hardware (perangkat keras)

Hardware merupakan sekumpulan komponen perangakat keras komputer yang secara fisik bisa dilihat, diraba, dirasakan. Hardware ini dibagi menjadi 5 (lima) bagian, yaitu:

a.      Input Device, peralatan masukkan (Keyboard,mouse,dll),

b.      Process Device, peralatan proses (processor, motherboard, ram, dll),

c.       Output Device, peralatan keluaran (Monitor, Printer, dll),

d.      Storage Device, peralatan penyimpan (harddisk,flashdisk, dll),

e.       Peripheral Device, peralatan tambahan (WebCam, modem, dll),

2)      Software ( Perangkat Lunak )

Software merupakan program yang berisi instruksi atau perintah sebagai pelantara yang menghubungkan (menjembatani) antara hardware dan brainware (perangkat manusia) sehingga dapat menghasilkan informasi yang diinginkan brainware. Software dapat dikategorikan menjadi dua kelompok.

a.       Software Operating System (OS)

Contohnya adalah Windows, Linux, Dos, Android, dll. Tanpa adanya Operating System ini, maka hardware hanyalah benda mati yang tidak bisa digunakan.

b.      Software Application System

Contohnya adalah Ms. Office, Open Office, Adobe Photoshop, Corel Draw, Program Database, Program Utilities, dll.

3)      Brainware ( Perangkat Manusia/pengguna/user )

Brainware merupakan perangkat yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang ada didalam komputer. Contohnya adalah siswa dikelas yang sedang memperhatikan presentasi yang dibawakan oleh gurunya dengan menggunakan Laptop dan Projector. Siswa ini secara tak sadar disebut juga sebagai brainware karena melihat hasil (informasi) pelajaran yang disampaikan gurunya. Brainware dikelompokkan menjadi beberapa kategori :

-           Pembuat program (programmer),

-          Technical Support,

-          Designer Graphic, Operator,

-          user paling awam sekalipun.

            Perkembangan PC (Personal Computer) saat ini memang sangat cepat sekali. Buktinya, Komputer yang dulunya berukuran besar yang hanya ditemukan di tempat-tempat tertentu, harga komputer yang dulu selangit yang hanya dimiliki orang-orang kaya, sekarang sudah berubah ketika PC yang sekarang bentuknya kecil dan harganya bisa terjangkau oleh masyarakat umum. Selain itu, perkembangan ini diikuti dengan software aplikasi yang beragam dan jumlahnya sangat banyak, komputer semakin menarik untuk digunakan. Bahkan oleh anak-anak, karena permainan games PC sangat banyak dan menyenangkan.

1)      Tahun 1975 (Komputer MITS Altair 8800)

2)      Tahun 1977 (Komputer Apple II)

3)      Tahun 1981 (Komputer IBM PC)

4)      Tahun 1983 Komputer Compaq PC

5)      Tahun 1983-1989 Komputer IBM PC Mendominasi

6)      Tahun 1985 Komputer Commodore Amiga 1000

7)      Tahun 1987 Komputer IBM PS/2

8)      Tahun 1992 Laptop

9)      Tahun 1993 Komputer Intel Pentium

10)  Tahun 1997 Komputer Multimedia/Pentium MMX

11)  Tahun (1998-2005) Komputer Pentium II s.d Pentium IV

12)   Tahun 2005 2010an Komputer Pentium D (Dual-Core) & Pentium Core 2 Duo

13)  Tahun 2010an- Sekarang Komputer Core i3 – core i9

7. E-MAIL DAN TELECONFERENCE

1)      E-mail

            E-mail (electronic mail) merupakan surat dalam bentuk elektronik. E-mail merupakan salah satu fasilitas atau aplikasi internet yang paling banyak digunakan dalam hal surat-menyurat. Hal ini dikarenakan e-mail merupakan alat komunikasi yang murah, cepat, dan efisien. Menggunakan e-mail memungkinkan kita untuk mengirimkan pesan dalam bentuk surat ke seluruh dunia dalam waktu yang sangat cepat dan biaya yang murah. E-mail yang dikirimkan akan sampai ke alamat yang dituju sesaat e-mail tersebut dikirimkan. Biaya yang dikluarkan pun hanyalah biaya untuk mengakses internet pada saat kita mengirimkan atau membuka untuk menerima e-mail tersebut. Komunikasi menggunakan e-mail dilakukan dengan cara mengaktifkan pesan yang akan kita kirim pada software yang dikhususkan untuk keperluan ini, misalnya Microsoft Outlook.

            Manfaat e-mail adalah sebagai berikut :

a)      Sebagai media komunikasi yang biasa dilakukan secara umum atau personal.

b)      Media pengiriman data ke seluruh dunia bagi orang-orang yang secara bersama-sama menggunakan e-mail dalam hitung menit bahkan detik.

c)      Efektif, efisien, dan murah.

d)     Media promosi bagi orang-orang yang memiliki usaha maupun bisnis online.

e)      Media informasi dari seluruh dunia.

f)       Membuat blog atau website

g)      Sosial media, seperti facebook, twitter, line, path, instagram, dan lain-lain agar bisa menjalin hubungan dengan teman atau orang lain baik yang ada di dalam maupun di luar negara sekalipun.

h)      Dapat mengirimkan file berupa program, gambar, grafik, dan file lainnya.

2)      Telekonferensi ( Teleconference )

            Telekonferensi merupakan pertemuan berbasis elektronik secara langsung (live) di antara dua atau lebih partisipan manusia atau mesin yang dihubungkan dengan suatu sistem telekomunikasi yang biasanya berupa saluran telepon. Penggunaan telekonferensi memiliki kelebihan efektivitas biaya dan waktu. Telekonferensi dapat berbentuk konferensi audio atau konferensi video. Konferensi audio merupakan salah satu jenis telekonferensi dimana seseorang dapat melakukan percakapan interaktif didalamnya. Dengan audio-konferensi ini, seseorang dapat berbicara dengan lebih dari satu orang melalui speaker. Dalam konferensi video, para partisipannya dapat saling melihat gambar (video) dan dan saling mendengar, melalui peralatan kamera, monitor, atau pengeras suara masing masing.

            Saat ini dikenal tiga jenis telekonferensi yang sering digunakan, baik untuk keperluan bisnis ataupun kegiatan-kegiatan sosial, yaitu :

1)      Audio Conference (Conference Call)

Merupakan percakapan dua atau lebih partisipan dengan menggunakan fasilitas telepon dimana komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara (audio).

Kelebihan audio conference :

-          Partisipan hanya perlu menggunakan telepon biasa untuk melakukan telekonferensi tanpa alat atau software tambahan.

-          Dapat digunakan kapan dan dimana saja tanpa perlu melakukan konfigurasi perangkat yang akan digunakan.

-          Tanpa perlu koneksi internet yang cepat, karena layanan panggilan menggunakan jalur telepon. 

2)      Video Conference

Video conference merupakan teknologi komunikasi yang mengijinkan terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dapat mengirimkan gambar video dan suara. Untuk melakukan video conference dapat memanfaatkan teknologi jaringan IP (melalui internet) dan teknologi ISDN (Integrated Services Digital Network). Video conference lebih banyak digunakan oleh media televisi dan perusahaan-perusahaan yang berskala besar.

            Hal-hal yang menyebabkan video conference tidak populer di Indonesia adalah sebagai berikut :

a)      Dibutuhkan perangkat khusus seperti video input (video camera atau webcam) dan video output (monitor), audio input (microphone) dan audio output (speaker) serta fasilitas data transfer (jaringan telepon ISDN, LAN atau Internet).

b)      Biayanya relatif mahal.

3)      Web Conference

Web conference atau biasa juga disebut webinars merupakan fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran data) lebih lengkap dimana partisipan dapat berkomunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation. Untuk menjalankan web conference biasanya menggunakan aplikasi (software) khusus yang disediakan oleh provider web conference dengan cara berlangganan, dan memanfaatkan teknologi internet khususnya TCP/IP connection. Untuk melakukan web conference cukup menggunakan perangkat komputer yang dilengkapi dengan perangkat multimedia yang memadai seperti webcam, microphone dan speaker, serta koneksi internet. Dengan fitur yang lebih banyak, perangkat web conference lebih sederhana dibanding video conference biasa. Web conference banyak digunakan untuk kegiatan-kegiatan seperti seminar atau workshop online.

8. MACAM-MACAM APLIKASI

1)      Pengolahan Kata (word Processing)

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.

contoh : Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dan lain-lain.

2)      Voice Mail.

Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.

3)      Videotex

Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan.

4)      Desktop Publishing

Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.

5)      Surat Elektronik (electronik mail).

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

contoh : yahoo mail, google mail , dll.

6)      Kalender Elektronik (electronik calendaring)

Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.

7)      Konfrensi Komputer

Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.

8)      Konfrensi Audio

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.

9)      Konfrensi Video

Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.

10)  Transmisi Faximile (facsimile transmission)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.

            Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor :

a.       Jenis Organisasi

Merupakan manajer di perusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.

b.      Pilihan Pribadi

Merupakan manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

c.       Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.

Referensi :

•  Ardiansyah, Deva. 2013. Pengertian dan Fungsi Personal Computer (PC) Beserta Perkembangannya, [online], (http://pakdevakeren.blogspot.com/2013/08/pengertian-dan-fungsi-personal-computer.html, diakses pada tanggal 18 Maret 2015) 
• Dino, Anugerah. 2014. Pengertian Otomatisasi Perkantoran, [online], (http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html, diakses pada tanggal 18 Maret 2015)
• Eli. 2010. Otomatisasi kantor, [online], (http://queen88-ely.blogspot.com/2010/11/otomatisasi-kantor.html, diakses pada tanggal 18 Maret 2015) 
• Hidayat, Nurul. 2014. Pengertian dan Manfaat Kegunaan Email, [online], (http://pengetahuanwawasanz.blogspot.com/2014/03/pengertian-dan-manfaatkegunaan-e-mail.html, diakses pada tanggal 18 Maret 2015)
• Puzies. 2009. Pengertian Telekomunikasi, [online], (http://puzies.blogspot.com/2009/12/pengertian-telekomunikasi.html, diakses pada tanggal 18 Maret 2015)
• Ropy. 2011. Otomatisasi Perkantoran, [online], (http://gudangropy.blogspot.com/2011/06/otomatisasi-perkantoran.html, diakses pada tanggal 18 Maret 2015) 
• Wati, Andika. 2013. Otomatisasi Kantor, [online], (https://blogaanwati.wordpress.com/2013/01/11/otomatisasi-kantor/, diakses pada tanggal 18 Maret 2015)
•            . 2014. Mengenal Jenis-jenis Telekonferensi, [online], (http://www.kongkow.com/blog/read/mengenal-jenisjenis-telekonferensi, diakses pada tanggal 18 Maret 2015)