MESIN-MESIN KANTOR LISTRIK

• Mesin kantor listrik merupakan mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.

1. Mesin Ketik Listrik

       Mesin ketik listrik merupakan mesin ketik yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik. Berdasarkan alat pencetaknya, mesin ketik listrik dibagi menjadi dua jenis, yakni sebagai berikut :

1) Mesin Tik Listrik Sistem Batang Huruf

    Pada sistem batang huruf ini alat pencetaknya sama seperti pada mesin ketik manual, yaitu berupa balok huruf pada bagian ujung batang huruf. Setiap tuts dirangkaikan dengan satu batang balok huruf, angka dan tanda baca lainnya. Apabila tuts ditekan, maka balok huruf akan menekan pita. Sehingga pada kertas akan tampak bekasnya sebagai hasil ketikan dan akan menggerakan gandaran ke kiri satu spasi.

2) Mesin Tik Listrik Sistem Bola Huruf

   Alat pencetak (tipyng elemen) pada sistem bola huruf iniberbentuk bola. Setiap huruf, angka dan tanda baca lainnya terletak pada permukaan bola huruf. Apabila tuts ditekan, maka bola huruf akan berputar sambil memukul pita mesin. Pada setiap bola huruf terdapat satu tiper huruf dan hurufnya tidak diletakkan pada batang yang memantul, tetapi pada bola huruf.

      Tipe huruf pada mesin tik sistem bola huruf adalah sebagai berikut :

a. Pics, yaitu tipe huruf yang ukuran hurufnya agak besar.

b. Prestige pica, yaitu tipe huruf yang ukurannya sama, tetapi lebih bagus.

c. Elite, yaitu tipe huruf yang ukuran hurufnya lebih kecil.

d. Prestige elite, yaitu tipe huruf yang ukurannya sama, tetapi lebih bagus.

e. Gothic, yaitu tipe huruf yang hurufnya berbentuk segi empat.

f. Italic, yaitu tipe huruf yang hurufnya berbentuk miring.

g. Script, yaitu tipe huruf yang hurufnya berbentuk tulisan tangan.

      Pada mesin tik sistem bola huruf ini memiliki pita yang berbentuk kaset dan dilengkapi dengan pita penghapus (correcting ribbon). Bagian-bagian dalam mesin tik ini adalah sebagai berikut :

1. Kerangka, yang terdiri dari :

    a. Tombol Penggulung

    b. Pengumpil penjepit kertas

    c. Pengumpil pemundur setengah spasi

    d. Pengumpil jenis huruf o Penuntun kertas

    e. Penyangga kertas dan penunjuk batas akhir halaman

    f. Skala titik tengah kertas

    g. Pengatur jarak baris

    h. Pembebas kertas

    i. Pembebebas rol

    j. Skala jenis huruf dan pasak

    k. Pasak kanan dan kiri

2. Kereta Cetak, yang terdiri dari :

     a. Pemegang kertas

     b. Bola huruf

     c. Pengatur tekanan

     d. Pita penghapus

     e. Pita mesin

     f. Pengantar pita

3. Papan Tulis, yang terdiri dari :

    a. Tuts Pokok

        terdiri dari tuts huruf, angka, tanda baca, dan simbol lainnya.

    b. Pembebas Jarak ( margin release )

        Berfungsi untuk membebaskan pasak kanan dan kiri.

    c. Pembebas dan Pengatur pasak tabulator Tombol cLr

        Berfungsi untuk menghapus pasak tabulator ( untuk menghapus seluruh tab cLr + return.

    d. Tuts Tabulator (tab key )

        Berfungsi untuk menggeser carrier lab stop ke tab stop berikutnya.

    e. Kunci Pengubah ( shift lock )

        Berfungsi jika akan mengetik menggunakan huruf besar semuanya.

    f. Tuts Pengubah shift (shift key )

        Berfungsi untuk mengubah huruf atau mengambil semua karakter paling atas dari setiap tuts.

    g. Bilah Spasi (space bar )

        Berfungsi sebagai spasi ( ditekan sekali ) dan berfungsi sebagai spasi otomatis ( ditekan terus )

    h. Tuts Penghapus (cerreting key )

        Berfungsi untuk menghapus huruf yang salah cetak.

    i. Tuts Return ( return key )

        Berfungsi untuk menggeser carier kepinggir kiri.

    j. Tuts Pemundur (back space )

        Berfungsi untuk memundurkan karier satu spasi.

    k. Tuts indeks (indeks key )

        Berfungsi untuk menurunkan baris tanpa menggedse carier juga untuk memasukan carier.

    l. Tombol on-of ( on-of switch )

       Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin.

2. Mesin Jumlah Listrik

       Mesin jumlah listrik bekerja secara mekanis dengan tenaga listrik rumah tangga. Kapasitas angka adalah 12 digit dapat mencetak dan berkunci sepuluh (Ten keys board electric adding listing mechine). Untuk mengoperasikan mesin jumlah listrik ini steker, masukkan terlebih dahulu ke dalam stopkontak. Dengan demikian mesin sudah ada hubungan dengan aliran listrik dan tidak perlu menekan atau memutar tombol untuk ”menghidupkan” mesin (on off switch).

Ciri-ciri mesin jumlah listrik :

a. Komponen dan cara kerjanya bersifat mekanis

b. Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik.

c. Kertas yang digunakan adalah kertas hitung ukuran 6,8 cm.

d. Tanpa tombol on dan off

e. Pada monitor hanya tampak jumlah digit.

f. Selain itu dalam mesin jumlah listrik juga memiliki papan kunci (keyboard) dan pencetak (printer)

Bagian-bagian dari mesin jumlah listrik adalah sebagai berikut :

1. Kunci Angka

    Angka 0,1 sampai dengan 9.dengan menekan kunci-kunci ini, bilangan yang dibentuk oleh angka-angka yang bersangkutan disiapkan.

2. Kunci Tambah (+)

    Dengan menekan kunci ini, bilangan yang sudah disiapkan sebelumnya, dimasukkan ke dalam mesin untuk ditambahkan.

3. Kunci Kurang (-)

    Dengan menekan pada kunci ini, bilangan yang telah disiapkan terlebih dahulu dimasukkan ke dalam mesin sebagai pengurang.

4. Kunci Pengulang (R)

    Untuk menambah atau mengurang berulang- ulang dengan bilangan yang sama (R. Repeat)

5. Kunci Jumlah Bagian ( Sub Total )

    Untuk memperoleh jumlah dari bilangan-à bilangan yang telah dimasukkan terlebih dahulu, kemudian penjumlahan / pengurangan bilangan- bilangan berikutnya, dapat diteruskan.Setelah menekan kunci ini, mesin tidak netral.

6.  Kunci Jumlah (*)

     Untuk memperoleh jumlah akhir dari bilangan bilangan yang dimasukkan terlebih dahulu.Setelah kunci ini ditekan, mesin Anda menjadi netral dan siap untuik menghitung soal berikutnya.

7. Kunci Tidak Menjumlah (#)

    Untuk mencetak suatu angka pada pita kertas hitung, akan tetapi Anda tidak menginginkan angka tersebut ikut ditambahkan. Gunanya untuk mencantum kan suatu angka sebagai tanda pengenal ( nomor, tanggal )

8. Kunci Koreksi (C)

    Untuk menghapus angka-angka yang sudah disiapkan ( belum dimasukkan )

9. Indikator

    Untuk melihat berapa angka yang sudah disiapkan.Tiap kali Anda menekan satu kunci angka maka tiap kali pula jarum di dalam indikator bergerak satu tempat (spasi) ke kiri.

10. Batang-batang Pencetak

     Untuk mencetakkan angka-angka dan tanda- tanda pada pita kertas hitung.

11. Pita Kertas Hitung

      Tempat mencetakkan angka-angka, tanda-tanda dan hasil perhitungan.

12. Pemotongan Kertas

    Untuk memotong kertas,bagian dari kertas hitung yang sudah dipakai. Berfungsi pula sebagai pembebas kertas. Apabila diangkat ke atas, maka kertas hitung dibebaskan, hingga dapat mengaturnya.

13. Penggulung Kertas

      Tempat untuk menggulung pita kertas hitung (tertutup oleh kertas hitung)

14. Tombol Penggulung Kertas

      Untuk memutar naik atau turun kertas hitung.

15. Pita Tinta

    Jika jumlah akhir negatif (sisa kurang, sisa kredit), maka i belakang hasil akhir tertera tanda * dengan warna merah. 

Jenis-jenis operasi pada mesin jumlah listrik adalah sebagai berikut :

1. Menetralkan mesin dengan menekan kunci total (*).

2. Menyiapkan angka-angka dengan menekan kunci angka-angka bilangan yang akan dihitung. Tiap kali Anda menekan suatu kunci angka, jarum di dalam indikator bergeser satu tempat ke kiri.

3. Menambah dengan cara, setelah angka-angka bilangan yang akan disiapkan, Anda menekan kunci tambah (+) angka-angka akan tercetak pada #.

4. Mengurangkan dengan cara, setelah angka-angka bilangan yang akan dikurangkan disiapkan, Anda menekan kunci kurang (-) angka-angka tercetak dengan tanda
kurang di belakangnya 

3. Mesin Stensil Listrik

     Mesin stensil listrik merupakan mesin yang terdiri dari komponen atau mesin yang bersifat statis tetapi dioperasikan dengan listrik. Penggunaan mesin ini menghasilkan hasil yang lebih baik daripada mesin manual.

Kelebihan mesin stensil listrik :

a. Tenaga yang digunakan lebih ringan.

b. Hasil penggandaan tampak lebih bagus.

c. Pengoperasian mesin lebih mudah.

d. Tinta yang digunakan lebi irit.

e. Dapat menggandakan warkat dengan double folio.

f. Memasang dan melepas sheet stensil secara otomatis.

g. heet stensil bekas pakai langsung masuk ke dalam.

Bagian-bagian mesin stensil listrik adalah sebagai berikut :

A) Mesin

1. Layar tinta

2. Rol tinta

3. Rol penekan

4. Plat baja

B) Kerangka Mesin

1. Engkol

2. Tempat tinta

3. Penutup atas

4.Tombol on-off

5. Rol penarik kertas

6. Pengatur posisi cetakan

7. Pengatur tekanan cetakan

C) Penutup Kertas

1. Papan penerima

2. Papan kertas

D) Papan Tombol

1. Tombol start and stop

    Berfungsi untuk memulai dan menghentikan penggandaan.

2. Penghitung

    Berfungsi mengatur banyaknya hasil gandaan.

3. Penyetop pemasukan kertas

    Berfungsi untuk menghentikan rol penarik kertas hingga pemasukan kertas akan terhenti.

4. Pengatur pemasukan kertas

    Berfungsi untuk mengaktifkan rol penarik kertas hingga kertas satu persatu akan masuk

5. Pengatur kecepatan cetakan

    Berfungsi untuk  menambah dan mengurangi kecepatan.

6. Pengatur penyalur tinta

    Berfungsi untuk menyalurkan tinta ke setiap bagian.

7. Pengatur pengeluaran tinta

    Berfungsi untuk mengatur pengeluaran tinta.

8. Tombol pemberi tinta

    Berfungsi untuk mengeluarkan tinta (tombol digeser ke kanan)

Langkah-langkah menggunakan mesin stensil listrik :

1. Menyiapkan kertas stencil.

2. Bukalah penutup mesin stensil yang terdapat pada bagian depan dan belakang mesin. 

3. Bersihkan dahulu semua kotoran/debu yang melekat pada badan mesin terutama pada baki kertas dan baki penadah.

4. Pasang sheet stensil pada rol atau gulungan mesin stensil sehingga sheet akan menempel pada pembungkus rol.  

Cara memelihara mesin stensil listrik adalah sebagai berikut :

a. Bersihkan mesin dari debu,serbuk kertas, tint, dll.

b. Letakkan mesin pada tempat yang kering dan tidak terkena cahaya matahari langsung.

c. Rol atau silinder harus dibersihkan dengan menggunakan sabun, agar tidak mudah berkarat.

d. Kain penyaring tinta (ink screen) harus dibersihkan dengan bensin

e. Dilumuri dengan minyak pada bagian yang berputar.

4. Mesin Penghancur Kertas

  

     Mesin penghancur kertas merupakan mesin yang dapat digunakan untuk menghancurkan kertas atau dokumen. Mesin pernghancur kertas berfungsi sebagai sarana untuk memanfaatkan sisa kertas yang tidak terpakai agar dapat dibuang secara lebih mudah dan ramah lingkungan. Potongan-potongan kertas tadi dapat didaur ulang, dibuang, ataupun dijual kepada perusahaan kertas bekas. Mesin pemotong kertas merupakan salah satunya pengelolaan limbah kertas yang efisien. Selain itu, dengan adanya mesin pengahncur kertas, suatu hal yang bersifat rahasia tidak dapat dibaca oleh orang-orang yang bersifat jahat.

Fungsi mesin penghancur kertas :

a. Membuat dokumen atau kertas menjadi potongan yang lebih kecil.

b. Mengamankan dokumen pribadi yang bersifat rahasia.

c.Untuk memaksimalkan tempat penyimpnan berkas penting.

Langkah-langkah menggunakan mesin penghancur kertas :

1. Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip ataupun staples yang ada pada kertas.

2.  Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong.

3. Setelah menggunakannya, kemudian tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.

Cara memelihara mesin penghancur kertas adalah sebagai berikut :

1. Selalu jaga kebersihan permukaan mesin dengan menggunakan kain lap atu tisu.

2. Simpan di tempat yang kering.

3. Pada ujung-ujung pisau sebaiknya diolesi minyak, agar tidak berkarat.

4. Jangan pernah memasukkan benda tajam pada saat mesin beroperasi. Hal ini dimaksudkan agar mesin tidak cepat rusak.

5. Perhatikan jumlah maksimal kertas yang akan dihancurkan. Tidak boleh melebihi kapasitas yang telah ditentukan.

 

5. Mesin Pembuka Surat

    Pembuka surat merupakan sebuah alat elektronik kecil berguna yang memungkinkan untuk membuka surat dengan kecepatan terbesar dan dengan mudah. Mesin ini berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara memotong bagian pinggir sampul. 

Ciri-ciri mesin pembuka surat :

a. Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik.

b. Komponen dan cara kerjanya bersifat mekanis.

c. Bentuk potongan kertas memanjang dengan lebar 2,2 cm. 

Dilihat dari segi  penggunaan komponennya, pembuka surat dibagi menjadi dua :

1. Pembuka Surat Listrik

    Pembuka surat listrik digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik dan komponen mesinnya bersifat mekanis.

2. Pembuka Surat Elektronik

   Pembuka surat elektronik digerakkan menggunakan tenaga baterai dan komponen mesinnya bersifat elektronis. Mesin Pembuka surat (automatic Mail Opener) berguna bagi kantor atau perusahaan yang setiap harinya menerima surat-surat dalam jumlah besar (± 1000 buah).

    Berdasarkan tenaga penggeraknya, pembuka surat elektronik dibagi menjadi dua macam :

a. Mesin pembuka surat manual (hand envelope opener)

   Pada sistem ini cara kerja mesin adalah digerakkan oleh tangan dengan cara mendorong pisau pemotong (cutter) kea rah sampul yang dibuka. Komponennya iasanya terdiri dari kayu, logam,plastik, bahkan kadang-kadang gading.

b. Mesin pembuka surat listrik (automatic Mail Opener)

  Pada sistem ini mesin menggunakan tenaga penggerak listrik yang dapat membuka surat berkecepatan tinggi hingga 5000 buah sekaligus. 

    Pada mesin pembuka surat elektronik komponennya biasanya terdiri dari baterei, baki, dan pisau pemotong. Ukuran mesin pembuka surat elektrik sekitar 8×6×4 cm. Baterei yang di perlukan untuk mesin pembuka surat elektrik adalahh 2 × baterai AA.

Bagian-bagian dari mesin pembuka surat adalah sebagai berikut :

1. Papan Sampul

    Berfungsi untuk meletakkan sampul surat yang akan dipotong.

2. Lubang Pemotong

    Berfungsi untuk memasukkan bagian pinggir sampul surat yang akan dipotong.

3. Roda Pemotong

    Berfungsi untuk memasukan bagian pinggir sampul surat.

4. Kait Penggerak Roda Pemotong

    Berfungsi untuk menggerakan roda pemotong.

5. Kerangka Mesin

    Berfungsi untuk meletakkan komponen mesin dan batu baterai 

Berikut ini cara kerja mesin pembuka pada sampul surat :

1. Beroperasi pada kecepatan tinggi sampai 12.000 amplop per jam.

2. Membuka amplop hingga ketebalan 3 – 8 “

3. Daya lampu indikator.

4. Dimensinya adalah 21” x 10” x 11

Langkah-langkah menggunakan mesin pembuka surat :

1. Taruh tumpukan surat di atas baki yang telah tersedia.
2. Kemudian mesin akan secara otomatis menyortir surat surat tersebut sesuai dengan ukuran dan beratnya.
3. Setelah itu mesin akan bekerja memotong bagian pinggir sampul dari surat-surat tersebut yang hanya memakan waktu beberapa menit saja.

Cara memelihara mesin pembuka surat adalah sebagai berikut :
1. Simpan di tempat yang kering.
2. Bersihkan potongan-potongan kertas setelah selesai menggunakan.
3. Dibersihkan sebelum dan sesudah menggunakan. 



Referensi :

• Edwar, Muhammad. 2010. Teknologi Perkantoran. Surabaya: University Press
• Rosdheana, Eva. 2013. Macam-Macam Mesin Kantor, [online], (http://evarosdheana-dreamer.blogspot.com/2013/07/macam-macam-mesin-kantor.html, diakses pada tanggal 15 Maret 2015)
• Sabri. 2010. Mesin Kantor, [online], (http://sabri07.blogspot.com/2010/11/mesin-kantor.html, diakses pada tanggal 15 Maret 2015)
•           . 2008. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen, [online], (https://ilmuadministrasi.wordpress.com/2008/12/, diakses pada tanggal 15 Maret 2015)