Langkah-Langkah Mengolah Query pada Microsoft Access

            Query merupakan semacam kemampuan untuk menampilkan suatu data dari database dimana mengambil dari tabel-tabel yang ada di database, namun tabel tersebut tidak semua ditampilkan sesuai dengan yang kita inginkan. Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database, yang telah distandarkan dan lebih dikenal dengan nama Structured Query Language (SQL). Misalnya, data peminjam dengan buku yang dipinjam, maka nanti akan mengambil data dari table peminjam dan tabel buku.

            Selanjutnya, saya akan membahas tentang langkah-langkah dalam mengolah data Query pada Microsoft Office Access 2010. Perhatikan dengan seksama..

1.      Buka Microsoft Access ( 2010 ) > pilih blank database > isi nama database > create

2.      Setelah Klik create maka akan keluar tampilan jendela seperti ini

3.      Sebelum dan memulai, Anda perlu membuat query terlebih dahulu yang berisi database-database kemudian menyimpannya. Misalkan ada 2 (dua) buah file tabel yang akan digunakan pada pembuatan query, yaitu tabel kesatu MOBIL dan tabel kedua yaitu JUAL.
            -   File kesatu : MOBIL

-       Lalu isi data sebagai berrikut

-       File kedua : JUAL

-       Lalu isi data sebagai berikut

4.      Membuat Query dengan Query Wizard

            a) Klik tab Create

            b) Pada group Queries, pilih Query Wizard, hingga muncul tahapan berikut :

            c) Pilih Simple Query Wizard, klik tombol OK, hingga muncul tampilan berikut :

       

                 d) Pada kotak daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik nama tabel atau query yang diinginkan, misal :

-            Tabel MOBIL, nama field-field yang diinginkan yaitu KODE, NAMA MOBIL dan HARGA

-            Tabel JUAL, nama field-field yang diinginkan yaitu NO URUT, PEMBELI, UNIT  dan TGL FAKTUR

e) Pada kotak daftar pilihan Available Field, pilih field-fieldnya dengan menekan tombol

-            untuk memilih field tertentu, klik tombo >> untuk memilih semua field, klik  tombol

-            < untuk menghapus field tertentu, klik tombol << untuk menghapus semua field. Pilih field-field di atas, sehingga urutan hasilnya setelah dipilih pada kotak Selected Fields, hasilnya seperti berikut :

           

            f) Klik tombol Next, hingga muncul tampilan berikutnya :

           

            g) Lalu klik tombol Finish

            h) Hingga muncul tampilan akhir setelah dibuatkan query seperti berikut ini :

5.      Membuat Query dengan Query Design

a) Klik tab Create

b) Pada group Queries, pilih dan klik Query Design, hingga muncul jendela Show Table berikut :

            c) Pada jendela Show Table, pilih dan klik tabel atau query yang akan ditampilkan, lalu klik tombol Add, atau klik dua kali nama filenya. Pilih kedua file tersebut.

            d) Klik tombol Close untuk keluar dari jendela Show Table, hingga tampilan akan muncul seperti berikut :

            e) Pada jendela kerja Query di atas, letakkan field-field yang Anda inginkan pada kolom yang telah disediakan (QBE). Untuk itu, ada 3 (tiga) cara untuk menempatkan atau meletakkan field-field tersebut, di antaranya :

-          Pada kolom pertama baris Field, klik tombol pilihan lalu pilih nama fieldnya,  misal JUAL.NO URUT, ulangi langkah ini untuk mengisi kolom berikutnya.

-          Pada jendela Query di atas, pilih nama field yang akan Anda tempatkan pada kolom pertama, lalu tarik (drag) ke kolom pertama baris Field.

-          Pada jendela Query di atas, klik dua kali nama field yang akan Anda tempatkan pada jendela QBE.

            Kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut :

6.      Menampilkan atau Menjalankan Query

a) Klik tombol View,  atau;

b) Klik tombol Run, sehingga muncul hasil query berikut :

7.      Menampilkan Design Query

a) Klik tombol Design View, hingga kembali ke tampilan disain query berikut :

8.      Menambah Field dengan Rumus

Di dalam query, Anda dapat menambahkan field baru dengan rumus atau fungsi- fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database. Sebagai contoh, Anda dapat menambahkan field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian antara HARGA dikalikan UNIT. Maka pada jendela desain query, Anda tambahkan field baru di kolom terakhir yaitu dengan mengetikkan rumus TOTAL HARGA : [HARGA]*[UNIT] seperti yang  tampak di bawah ini :

            Jika ditampilkan, maka akan muncul hasilnya seperti berikut :

9.      Fungsi Logika

Salah satu fungsi yang sering digunakan untuk memecahkan permasalahan yang menyangkut peristiwa-peristiwa logika yaitu dengan fungsi IIF. Sedangkan fungsi-fungsi yang lain dimanfaatkan untuk membantu mengoptimalkan kegunaan fungsi IIF ini. Dengan operasi logika ini, Microsoft Access dapat melakukan penilaian apakah suatu pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False).

a)      Fungsi Logika AND

Fungsi AND akan akan menghasilkan TRUE, apabila argumennya BENAR, dan akan menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa argumennya SALAH.

          Contoh Operator Logika AND :

DISCOUNT : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" And [UNIT]>=10,0.05,0)*TOTAL HARGA

b)      Fungsi Logika OR

Fungsi OR akan menghasilkan TRUE (atau menjalankan pilihan) bila hasilnya BENAR, sebaliknya akan menghasilkan FALSE (atau tidak menjalankan pilihan) bila hasilnya SALAH.

Contoh Operator Logika OR :

HARGA SATUAN : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" Or [NAMA MOBIL]="JAZZ",150000000,200000000)

c)      Fungsi Logika IIF

Fungsi logika IIF yang sering digunakan di dalam pengambilan keputusan ada 2 (dua) fungsi, yaitu fungsi logika IIF Tunggal dan IIF Majemuk

      Fungsi Logika IIF Tunggal

Fungsi logika IIF Tunggal digunakan untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang mengandung beberapa perintah.

Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Tunggal

IIF(Ekspresi Logika, Perintah-1,Perintah-2)

Artinya jika ekspresi logika bernilai BENAR, maka Perintah-1 yang akan dilaksanakan. Namun jika ekspresi logika bernilai SALAH, maka  Perintah-2  yang akan dilaksanakan.

Contoh Kasus Fungsi Logika IF Tunggal :

Tambahkan field BONUS, jika jumlah UNIT>=15, maka BONUS = Honda Vario, sedangkan jika jumlah UNIT<15, maka BONUS = Sepeda Gunung

            Rumusnya adalah :

BONUS : IIF([UNIT]>=15,”Honda Vario”,”Sepeda Gunung”)

            atau rumusnya terbalik yang lebih kecil yang diuji.

BONUS : IIF([UNIT]<15,”Sepeda Gunung”,”Honda Vario”)

Penulisan pada jendela QBE seperti berikut :

Jika ditampilkan hasilnya seperti berikut :

      Fungsi Logika IIF Majemuk

Fungsi logika IIF Majemuk artinya di dalam fungsi logika IIF dimungkinkan untuk memasukkan fungsi logika IIF lagi. Hal ini bisa terjadi apabila alternatif pemecahan yang ditawarkan lebih dari dua.

Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Majemuk :

IIF(Ekspresi Logika-1, Perintah-1,IIF(Ekspresi Logika-2,Perintah-2,……..

,IIF(Ekspresi Logika-n, Perintah-xn,yn))))

            Rumusnya adalah :

DISCOUNT : IIf([TOTAL HARGA]>=2500000000,0.2,IIf([TOTAL HARGA]>=2000000000,0.15, IIf([TOTAL HARGA]>=1500000000,0.1,IIf([TOTAL HARGA]>=1000000000,0.05,0))))*[TOTAL HARGA]

            Jika ditampilkan hasilnya seperti berikut :

d)     Fungsi String

Fungsi Teks (String) yang sering disebut sebagai fungsi karakter memuat fungsi- fungsi yang dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Teks dapat berupa huruf (alphabetic), angka (numeric), gabungan antara huruf dan angka (alphanumeric), serta karakter-karakter khusus. Di dalam penulisan formula, setiap data yang berupa teks, harus diapit dengan tanda petik (“). Pada umumnya fungsi string/teks digunakan untuk melengkapi fungsi- fungsi lain seperti fungsi logika (kombinasi fungsi logika IIF dengan string). Sebenarnya fungsi-fungsi string banyak sekali, namun yang sering digunakan pada Microsoft Access di antaranya yaitu fungsi Left, Right dan Mid.

      Fungsi Left

Fungsi Left digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Left :

LEFT ([Nama_Field],Jumlah karakter)

Contoh Rumus :

LEFT([NAMA MOBIL],3)

      Fungsi Right

Fungsi Right digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan.

            Bentuk umum penulisan Fungsi Right :

RIGHT([Nama_Field],Jumlah karakter)

            Contoh Rumus :

RIGHT([NAMA MOBIL],3)

      Fungsi Mid

Fungsi MID digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Mid :

MID([Nama_Field],Kedudukan_Mulai,Jumlah

Contoh Rumus :

MID([NAMA MOBIL],3,1)

e)      Menghitung Total dalam Query

Salah satu kelebihan Access, adalah pada objek query Anda dapat menghitung Total (Sum, Avg, Max, Min, dan lain sebagainya), dengan langkah sebagai berikut :

-          Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View

-          Pada group Records, klik Totals, hingga muncul di bawah baris  New, muncul Totals.

-          Pilih field mana yang akan Anda jumlahkan, misal HARGA.

-          Pada tombol pilihan muncul fungsi yang ingin Anda hitung, misal SUM. Maka secara otomatis field HARGA akan dijumlahkan. Untuk menjumlahkan field-field yang lainnya, klik tombol pilihan lalu pilih fungsi Sum.

f)       Membuat Kriteria pada Kalkulasi Total

Anda dapat membuat kalkulasi Total sesuai dengan kriteria yang diinginkan, dengan syarat Total-nya masih aktif.

Misal : Jumlahkan semua kendaraan yang NAMA MOBIL-nya adalah AVANZA  atau XENIA Caranya adalah sebagai berikut :

-          Tampilan harus dalam keadaan Design View

-          Pada baris Criteria, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan AVANZA, sedangkan pada baris Or, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan XENIA.

-          Jika ditampilkan, maka hasilnya akan tampak seperti berikut :

 

  Referensi :

______. 2015. Mengolah Query, (https://stmikdb.files.wordpress.com/2015/12/4-mengolah-query.pdf, [online], diakses pada 31 Mei 2016 pukul 20.00 WIB) 

_____. 2015. Cara Membuat Query Dalam Microsoft Access, (http://mahir-msoffice.blogspot.co.id/2015/07/cara-membuat-query-dalam-microsoft.html , [online], diakses pada 31 Mei 2016 pukul 20.05 WIB)